E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi zorunlu olan, e-Fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan şahıslara gönderilen, kağıt faturadaki tüm bilgileri içeren ve yasal olarak kağıt faturadan hiçbir farkı bulunmayan elektronik belgelerdir. 01/01/2020 tarihi itibariyle tüm e-Fatura mükelleflerinin e-Arşiv fatura uygulamasına geçmesi zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca, vergi mükellefi olmayan ancak aynı gün içinde 30 bin TL’nin üzerinde fatura kesen kişiler ve aynı gün içinde vergiler dahil 5 bin TL’nin üzerinde fatura kesen vergi mükellefleri de bu faturalarını e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.
E-Arşiv Fatura İptal Edilebilir mi?
E-Arşiv faturalar, hatalı oluşturuldukları takdirde iptal edilebilir. İptal edilen e-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) rapor edilir ve bu raporlar fatura iptal alanına yazılır. E-Arşiv faturaların iptal edilebilmesi için muhatabına iletilmiş olması gerekmektedir. Ayrıca, faturanın iptal edildiği bilgisinin alıcıya bildirilmesi ve doğrulanması göndericinin sorumluluğundadır. E-Arşiv faturaları diğer ticari faturalar gibi resmileştirildikten sonra 8 gün içinde iptal edilebilir. Bu sürenin geçmesi durumunda, faturayı iptal etmek yerine müşteriden iade faturası kesmesi istenir.
E-Arşiv Fatura İptal İşlemi Nasıl Yapılır?
E-Arşiv faturaların iptal edilmesi belirli adımlarla gerçekleştirilir. Aşağıda, e-Arşiv fatura iptal işleminin nasıl yapıldığını adım adım açıklıyoruz:
1.GİB Portalına Giriş Yapın: E-Arşiv faturaları iptal etmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-fatura portalına giriş yapmanız gerekmektedir. Portal üzerinde kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yaparak iptal işlemlerini başlatabilirsiniz.
2. İptal Edilecek Faturayı Bulun: Portal üzerinden iptal etmek istediğiniz faturayı bulmak için tarih aralığı veya fatura numarası gibi kriterlerle arama yapabilirsiniz. İlgili faturayı bulduktan sonra, fatura detaylarına girerek iptal işlemini başlatabilirsiniz.
3. İptal Nedenini Belirleyin: Faturayı iptal etmek için bir neden belirtmeniz gerekecektir. Yanlış bilgi, hatalı tutar, müşteri talebi gibi nedenlerden birini seçerek iptal gerekçesini belirleyin.
4. İptal Talebini Onaylayın: İptal nedenini belirledikten sonra, iptal talebinizi onaylayarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Bu aşamada iptal edilen fatura, sistemde geçersiz olarak kaydedilecektir.
Size Kesilen E-Arşiv Fatura İçin İptal Talebi Oluşturma
Eğer size kesilen bir e-Arşiv faturayı iptal etmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- İlgili portal üzerinden ‘İşlemler’ kısmından ‘Adıma Düzenlenen Belgeler’ kısmını seçin.
- Açılan sayfada tarih sorgulaması yaparak iptal edilmesini istediğiniz e-Arşiv faturayı seçin ve ‘İptal Talebi Oluştur’a basın.
- İptal gerekçesini doldurduktan sonra ‘Uyarıyı Okudum’ kutucuğunu işaretleyin ve talebinizi oluşturun.
- ‘İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur’ yazısı, iptal sürecinin başladığını gösterir.
Sizin Kestiğiniz E-Arşiv Fatura İçin Gelen İptal Talebini Onaylama veya Reddetme
Eğer sizin kestiğiniz bir e-Arşiv fatura için iptal talebi geldiyse, bu talebi onaylayabilir veya reddedebilirsiniz:
- İlgili portal üzerinden ‘Gelen İptal/İtiraz Talepleri’ kısmından tarih sorgulaması yaparak iptal taleplerini görüntüleyin.
- İptal talebini onaylamak için ilgili faturayı seçin ve ‘Talebi Kabul Et’ butonuna basın.
- ‘Uyarıyı Okudum’ sayfasındaki kutucuğu işaretleyin ve aktif hale gelen ‘Talebi Kabul Et’ butonuna tıklayın.
- İptal talebini reddetmek için ‘Talep Reddet’ butonunu seçin. ‘Uyarıyı Okudum’ kısmını onaylayın ve aktif hale gelen ‘Talep Reddet’ butonuyla talebi reddedin.
E-Arşiv Fatura İptali İçin Diğer Yöntemler
E-Arşiv fatura iptali için diğer yöntemler arasında iade faturası veya gider pusulası düzenlenmesi bulunur. TTK’nın 18. maddesinde belirtilen harici itiraz yolları (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) ile de itiraz edilebilir. Harici yollarla yapılan itiraz işlemlerinin sistem üzerinden bildirilerek alıcı/satıcının onayına sunulması gerekmektedir.
E-Arşiv Fatura İptal Süresi
E-Arşiv fatura iptal süresi, faturanın alıcıya iletilmesinden itibaren 8 iş günüdür. TTK’nın 21. maddesinin (2) numaralı fıkrası gereğince, “Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır.” Bu süre zarfında iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Sürenin geçmesi durumunda, yeni bir fatura düzenlenerek müşteriye iletilmesi gerekebilir.
E-Arşiv fatura iptali, dijitalleşen iş süreçlerinin bir parçası olarak hız ve verimlilik sunmaktadır. Doğru adımları takip ederek, hatalı veya yanlış düzenlenen e-Arşiv faturalarını kolayca iptal edebilirsiniz. İşletmenizin mali süreçlerini daha etkin yönetmek için e-Arşiv fatura iptal işlemlerini düzenli olarak gözden geçirmeyi unutmayın. Koras Teknoloji’nin geliştirdiği e-Arşiv Fatura çözümü, e-Fatura mükelleflerinin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge Düzenleme Portalına ihtiyaç duymadan, SAP sistemi üzerinden e-Arşiv Faturaları kolayca oluşturmasına olanak tanıyan bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde, e-Arşiv Faturaları zahmetsizce oluşturulabilir, gönderilebilir ve gönderilen faturaların takibi yapılabilir. SAP e-Arşiv Fatura çözümünün, özel entegratör ile iş birliği içinde kullanılması gerekmektedir. Ayrıca, özel entegratörlerin e-Arşiv Faturaları imzalama ve GİB’e raporlama yükümlülüğü bulunmamaktadır.
